Liz Huigsloot

Studenten opgelet: het negatief bindend studieadvies (BSA) kan eraan komen! Wees voorbereid!

Tekst: Liz Huigsloot

Het studiejaar zit er al weer bijna op. Examencommissies zijn dan ook as we speak bezig met het voorbereiden van besluiten omtrent het Negatief Bindend Studieadvies (BSA / NBSA). Zo heeft een lid van de examencommissie van de Erasmus Universiteit Rotterdam mij recentelijk al laten weten dat er dit jaar een ‘flink aantal BSA’s aan zitten te komen’. Naar verwachting zal dat op andere universiteiten, hogescholen en andere opleidingen (waaronder sinds kort ook het MBO) niet anders zijn.
Denk jij dat je dit jaar een negatief bindend studieadvies gaat krijgen? Of heb jij je persoonlijke omstandigheden weliswaar netjes gemeld bij de decaan of studiebegeleider, maar ben je er toch niet helemaal gerust op? Hierbij alvast vijf tips die je voorlopig op weg kunnen helpen en die ervoor kunnen zorgen dat je sterker staat wanneer je het besluit op een later moment wil aanvechten.

Het bindend studieadvies (BSA):

Wanneer je aan het einde van je eerste jaar onvoldoende studiepunten hebt gehaald om aan de specifieke norm van je opleiding te voldoen, kun je een BSA krijgen. Elke opleiding hanteert een eigen kwantitatieve norm (een minimaal aantal te halen studiepunten / EC’s) en een kwalitatieve norm (specifieke vakken die minimaal behaald dienen te worden) die beiden behaald moeten worden om geen negatief BSA te krijgen. Voldoe je hier niet aan? Dan krijg je meestal een negatief BSA. In de meeste gevallen is het verstandig dit besluit aan te vechten, omdat je anders automatisch uitgeschreven wordt van je opleiding. Er zijn namelijk uitzonderingen op voornoemde BSA-normen denkbaar, zoals aantoonbare persoonlijke omstandigheden die je gehinderd hebben tijdens het studeren. Hier gaf ik al kort wat uitleg over de te voeren procedure, het beroep bij het College van Beroep voor de Examens (CBE).

 

1. Weet wat er allemaal voorafgaat aan een negatief BSA!

Het instellingsbestuur (meestal in de hoedanigheid van de examencommissie) neemt een besluit over een bindend studieadvies als het goed is niet zomaar. Daar gaat het een en ander aan vooraf. Zo dient het instellingsbestuur elke student met (te) weinig studiepunten tijdig schriftelijk te waarschuwen, onder vermelding van een redelijke termijn waarbinnen de studieresultaten verbeterd moeten zijn. Dit is wettelijk verplicht.

Zijn je resultaten na deze waarschuwing niet verbeterd? Dan volgt waarschijnlijk een negatief bindend studieadvies, tenzij sprake is van persoonlijke omstandigheden en je deze tijdig hebt gemeld (zie tip 2 en 3). In dat geval zou de examencommissie geen negatief bindend studieadvies mogen verstrekken, maar de praktijk wijst uit dat dit regelmatig tóch gebeurt. Ik adviseer je in dat in beroep te gaan tegen het negatief bindend studieadvies.

Voorafgaand aan het besluit is de opleiding wettelijk verplicht je te horen. Veel opleidingen organiseren dit in de vorm van een hoorzitting bij de examencommissie. Ik hoor echter vaak van studenten dat zij dit ervaren hebben als een kort gesprek (‘slechts een formaliteit’), waarin niet voldoende tijd beschikbaar was om zijn/haar kant van het verhaal te doen. Wanneer ik daar vervolgens namens de student tijdens de procedure een punt van maak, wordt door de examencommissie meestal het verweer gevoerd dat zij te kampen hadden met drukte als gevolg van veel BSA’s tijdens de afronding van het studiejaar. Dit kan en mag natuurlijk geen reden zijn om een student niet de ruimte te bieden die nodig is om zijn of haar omstandigheden toe te lichten. Gelukkig zijn rechters het op dat punt meestal met mij en de student eens.

2. Verzamel bewijs voor je persoonlijke omstandigheden!

Wanneer sprake is (geweest) van persoonlijke omstandigheden waar je hinder van hebt ondervonden tijdens het studeren, zal je daarvan bewijs van moeten hebben. Niet alleen dien je dit tijdig in te leveren bij de decaan en/of studiebegeleider (zie tip 3), maar ook is het verstandig voldoende bewijs achter de hand te hebben voor het geval je dit moet inbrengen in de procedure wanneer je het besluit aanvecht. Wettelijk gelden in ieder geval de volgende omstandigheden:

  • Ziekte
  • Lichamelijke, zintuigelijke of andere functiestoornis
  • Zwangerschap
  • Bijzondere familieomstandigheden
  • Lidmaatschap of voorzitterschap van bepaalde raden binnen de universiteit of hogeschool
  • Andere activiteiten in het kader van de organisatie en bestuur van de instelling (aan te geven door het instellingsbestuur)
  • Lidmaatschap van bestuur van studentenorganisatie van enige omvang met rechtsbevoegdheid, dan wel van een vergelijkbare organisatie.

Veelal zijn deze omstandigheden eenvoudig schriftelijk te bewijzen. Denk aan een verklaring van je huisarts. Bijzondere familieomstandigheden zijn soms echter minder eenvoudig te bewijzen. Zo zijn er studenten die bijvoorbeeld nog maar één ouder hebben en daardoor naast het studeren een soort ‘moeder’/’vaderrol’ binnen het gezin moeten vervullen. Een oplossing is het laten opstellen van een getuigenverklaring van bijvoorbeeld familieleden, buren of vrienden. Je kunt mij benaderen voor hulp bij het opstellen van dergelijke verklaringen.

3. Meld je persoonlijke omstandigheden (tijdig) bij de juiste persoon!

Elke opleiding verlangt dat je je persoonlijke omstandigheden tijdig en bij de juiste persoon meldt, zodat zij zich een oordeel kunnen vormen over de invloed van die omstandigheden op je studieprestaties. Dit wordt ook wel het causaal verband genoemd. Regels omtrent het melden van persoonlijke omstandigheden staan uitgewerkt in het Onderwijs- en Examenreglement (de OER). Deze regels verschillen niet alleen per instelling, maar soms ook per opleiding. Vaak staat daar in vermeld binnen hoeveel tijd nadat de omstandigheid plaatsvond je dit dient te melden en bij wie. Mijn ervaring is dat studenten hier vaak aan de late kant mee zijn. Daar zijn verschillende verklaringen voor. Soms is de termijn simpelweg te kort. De andere keer vindt de student het emotioneel té zwaar en/of té beschamend om er over te praten met iemand van de opleiding. Daar kan ik mij iets bij voorstellen. Ook kun je je afvragen of het reëel is om van een student – die op dat moment dus in een bepaalde omstandigheid verkeert – te verlangen dat hij of zij de in de OER genoemde termijn direct paraat heeft. Met andere woorden, in mijn visie moet deze termijn niet als een fatale termijn worden beschouwd, wanneer de omstandigheden gewoon bewezen kunnen worden alsook het causaal verband met de studieprestaties. De examencommissie denkt daar vaak anders over, dus het te laat melden van omstandigheden an sich kan leiden tot een negatief bindend studieadvies. Mijn tip: vecht dit besluit dan juist aan! Rechters denken daar namelijk in bepaalde gevallen  (zie r.o. 2.3.5) anders over.

Heb je nog niet de beschikking over het bewijs van je persoonlijke omstandigheden, omdat je bijvoorbeeld nog op een medische verklaring wacht? Meldt dan tóch alvast om welke omstandigheden het gaat en laat daarbij weten dat je het bewijs nog nastuurt.

Tot slot staat in elke OER vermeld bij wie je je omstandigheden moet melden. Ook dit verschilt enorm per opleiding. Bij Inholland is dat vaak de studentendecaan, bij de Erasmus Universiteit Rotterdam de studiebegeleider en bij de Universiteit Leiden moet je je omstandigheden melden bij zowel een studieadviseur als de afdeling SOZ. Zoek dus goed uit wat voor jou geldt!

4. Maak je standpunt kenbaar en communiceer bij voorkeur per mail!

Dan een praktische tip waarmee je later onnodige discussies kan voorkomen. Zodra je je persoonlijke omstandigheden besproken hebt met bijvoorbeeld een studiebegeleider, zorg er dan voor dat je over zijn of haar directe e-mailadres beschikt. Op die manier kun je altijd per mail bevestigen wat je zojuist met elkaar besproken hebt. Ik maak in beroepsprocedures van studenten met een BSA geregeld mee dat de student en de examencommissie (verweerder) het oneens zijn over wat er precies is besproken.
Naast persoonlijke omstandigheden kunnen ook andere factoren hebben bijgedragen aan een bindend studieadvies, waar je als student weinig aan kunt doen. Oftewel overmacht. Denk bijvoorbeeld aan het geval waarin je een vrijstellingsverzoek hebt ingediend voor bepaalde vakken, waarna je – nog vóórdat je daar een beslissing op hebt gehad – een negatief bindend studieadvies ontvangt. Als je dan kunt aantonen dat je dat vrijstellingsverzoek hebt ingediend door je betreffende e-mail te overleggen, zal de examencommissie aan de rechter moeten uitleggen waarom zij zonder een antwoord op het vrijstellingsverzoek al een bindend studieadvies hadden mogen geven.

5. Schakel op tijd hulp in!

Uit het voorgaande blijkt dat er veel mis kan gaan in de aanloop naar een bindend studieadvies. Zorg ervoor dat dit niet aan jou ligt en dat jij kunt aantonen dat je tijdig binnen de opleiding aan de bel hebt getrokken. Dan kan jou niet achteraf verweten worden dat je het aan jezelf te danken hebt. Wanneer je dus merkt dat je studie niet lekker loopt en je je niet goed kunt concentreren, vraag je dan af of daar een oorzaak voor is aan te wijzen en meld dit dan zo snel mogelijk. Je kunt mij bellen voor gratis advies wanneer je een negatief bindend studieadvies denkt te krijgen. Stuur mij bij voorkeur een mail (L.huigsloot@ske-advocaten.nl), waarin je mij je situatie uitlegt, onder vermelding van je naam en telefoonnummer. Dan neem ik zo snel mogelijk contact met je op!

Deel deze pagina: